Instructiuni pentru beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate POP 2007-2013

Detalii

Categorie: Fonduri europene agricultura

22 Martie 2014

Prezenta procedura descrie principiile si etapele minime pe care trebuie sa le parcurga beneficiarii privati care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari in cadrul proiectelor finantate din FEP (Fondul european pentru pescuit), prin Programul Operational de Pescuit 2007 - 2013.

Incepand cu 20 martie 2014, conform Ordinului nr. 430 din 20.03.2014 privind modificarea Anexei nr. 4 a Ordinului nr.17/25.01.2013 pentru aprobarea Manualelor de proceduri aferente POP 2007-2013, intra in vigoare INSTRUCTIUNEA privind PROCEDURA SIMPLIFICATA de achizitii aplicata de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate prin POP 2007-2013.

LEGISLATIE:

ORDONANTA DE URGENTA nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora
HOTARAREA GUVERNULUI nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora
ORDONANTA DE URGENTA nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare

CAPITOLUL I: Definitii

In prezenta procedura, termenii de mai jos sunt definiti astfel:

• beneficiar privat - entitate juridica ce nu are calitatea de autoritate contractanta, conform prevederilor art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006;
• operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrari persoana fizica autorizata/juridica, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate in domeniu, care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executie de lucrari;
• ofertant - orice operator economic care a depus oferta in termenul de depunere a ofertelor indicat in anuntul/invitatia de participare;
• valoare estimata - o determinare valorica a obiectului contractului de achizitie care se stabileste pe baza calcularii si insumarii tuturor sumelor platibile pentru indeplinirea contractului respectiv, fara taxa pe valoarea adaugata, luand in considerare orice forme de optiuni si, in masura in care acestea pot fi anticipate la momentul estimarii, orice eventuale suplimentari sau majorari ale valorii contractului;
• procedura simplificata - etapele minime ce trebuie parcurse de beneficiarii privati in vederea atribuirii si semnarii unui contract de achizitie;
• specificatii tehnice - cerinte tehnice obiective ce descriu obiectul achizitiei;
• oferta - document solicitat de beneficiarul privat in procesul de prospectare a pietii care contine informatii despre produse/servicii/lucrari aflate pe piata;
• contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect livrarea de produse, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;
• contract de lucrari - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect proiectarea si executia, precum si proiectarea si/sau executia de lucrari ori realizarea prin orice mijloace a unei constructii, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;
• contract dc servicii - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect prestarea de servicii. in conformitate cu prevederile contractului de finantare.

CAPITOLUL II: Domeniu de aplicare

Prezenta procedura descrie principiile si etapele minime pe care trebuie sa le parcurga beneficiarii privati care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari in cadrul proiectelor finantate din FEP, prin Programul Operational de Pescuit 2007 – 2013.
Beneficiarii privati care achizitioneaza servicii sau lucrari aplica prevederile O.U.G. nr. 34/2006, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile art. 9 lit. c) si c1) din aceeasi ordonanta.
Daca valoarea estimata a achizitiei, tara TVA, depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci beneficiarii privati aplica prezenta procedura simplificata, respectiv:

• • in cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privati aplica procedura simplificata fara sa existe o limita valorica superioara de la care sa se aplice dispozitiile O.U.G. nr. 34/2006;
  • in cazul contractelor de servicii si/sau lucrari beneficiarii privati aplica procedura simplificata daca nu indeplinesc cumulativ conditiile prevazute la art. 9 lit. c) si c1) din actul normativ citat mai sus.

Atentie!
Este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mai mica, cu acelasi obiect, in vederea incadrarii sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G. nr. 34/2006.

Atentie!
Contractul care are ca obiect atat furnizarea ele produse, cat si prestarea de servicii este considerat contract de servicii daca valoarea estimata a serviciilor este mai mare decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv. Prin urmare, daca avem un contract in care valoarea serviciilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006, daca sunt indeplinite in mod cumulativ cele doua conditii legiferate.
Contractul care are ca obiect produse si lucrari este considerat contract de lucrari, daca valoarea estimata a lucrarilor este mai mare decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv. Prin urmare, daca avem un contract in care valoarea lucrarilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006, daca sunt indeplinite in mod cumulativ cele doua conditii legiferate. In toate cazurile, incadrarea contractului de achizitie se realizeaza in functie de valoarea estimata cea mai mare.

Nota: Prevederile prezentei proceduri nu se aplica in cazul achizitionarii/inchirierii de terenuri sau alte bunuri imobile.

CAPITOLUL III: Achizitia directa

Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, nu depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achizitie, beneficiarul achizitioneaza direct produse, servicii sau lucrari.
Achizitia se realizeaza pe baza de documente justificative, factura/contract.
In acest caz, dosarul achizitiei va cuprinde o nota privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizata la momentul achizitiei, daca este cazul) si documentele justificative ale achizitiei, inclusiv, daca este cazul, documentele care dovedesc indeplinirea obligatiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese-verbale de predare primire etc).

Atentie!
Este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mai mica, cu acelasi obiect, in vederea incadrarii sub pragurile stipulate de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, pentu evitarea aplicarii prezentei instructiuni.

CAPITOLUL IV: Principii aplicabile prezentei proceduri

Pe parcursul intregului proces de achizitie, la adoptarea oricarei decizii trebuie avute in vedere urmatoarele principii:

• • principiul transparentei;
  • principiul economicitatii;
  • principiul eficientei;
  • principiul eficacitatii;
  • principiul tratamentului egal.

Prin transparenta se intelege aducerea la cunostinta publicului a informatiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate.
Principiul economicitatii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare a acestor rezultate.
Principiului eficientei presupune asigurarea unui raport optim intre rezultatul obtinut (calitate) si resursele financiare alocate.
Principiul eficacitatii vizeaza gradul de indeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificata, in sensul obtinerii rezultatelor scontate.
Principiul tratamentului egal presupune stabilirea si aplicare de reguli, cerinte si criterii identice pentru toti operatorii economici, astfel incat acestia sa beneficieze de sanse egale de a deveni contractanti.

CAPITOLUL V: Evitarea conflictului de interese

Beneficiarii privati persoane fizice/juridice au obligatia de a lua toate masurile necesare pentru a evita situatiile de natura sa determine aparitia unui conflict de interese.

In cazul beneficiarilor privati sunt aplicabile prevederile art. 14 si 15 din O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, cu modificarile si completarile ulterioare, coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor O.U.G. nr. 66/2011, aprobate prin H.G. nr. 875/2011, cu modificarile si completarile ulterioare, astfel:

• • In cadrul ofertelor depuse de operatorii economici care participa la procedura se va prezenta o declaratie pe propria raspundere din care sa rezulte ca operatorul economic participant nu se afla in situatiile descrise la art. 14 din O.U.G. nr. 66/2011. Aceasta declaratie va fi insotita in mod obligatoriu de certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului din care sa rezulte componenta actionariatului.
  • De asemenea, membrii comisiei de evaluare a ofertelor trebuie sa prezinte o declaratie pe propria raspundere din care sa rezulte ca nu sunt in conflict de interese cu operatorii economici care au depus oferte.

CAPITOLUL VI: Procedura simplificata

Procedura simplificata consta in parcurgerea urmatoarelor etape:

1. 1. Elaborarea specificatiilor tehnice;
   2. Estimarea valorii contractului;
   3. Elaborarea informatiilor pentru ofertanti;
   4. Publicarea anuntului de participare;
   5. Depunerea si evaluarea ofertelor si comunicarea rezultatelor;
   6. Contractarea.

Etapa I - Elaborarea specificatiilor tehnice

Beneficiarul privat elaboreaza cerintele tehnice obiective ce descriu obiectul achizitiei in conformitate cu prevederile contractului de finantare.
Specificatiile tehnice se vor elabora in conformitate cu urmatoarele reguli:

• • Nu se vor impune cerinte discriminatorii care nu au relevanta in cazul contractului atribuit de catre beneficiar. Cerintele trebuie sa permita oricarui ofertant accesul egal la procedura de atribuire si nu trebuie sa aiba ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natura sa restranga concurenta.
  • Se interzice definirea unor cerinte care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, care au ca efect favorizarea ori eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. Se admite o astfel de indicatie, dar numai in mod exceptional, in situatia in care o descriere suficient de precisa si inteligibila a obiectului contractului nu este posibila, si numai insotita de mentiunea "sau echivalent".

Etapa 2 - Estimarea valorii contractului

Determinare valorica a obiectului contractului de achizitie se stabileste pe baza calcularii si insumarii tuturor sumelor platibile pentru indeplinirea contractului respectiv, fara taxa pe valoarea adaugata, luand in considerare orice forme de optiuni si, in masura in care acestea pot fi anticipate la momentul estimarii, orice eventuale suplimentari sau majorari ale valorii contractului.
Se va intocmi o nota privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizata la momentul achizitiei, daca este cazul).

Atentie!
Se verifica daca valoarea estimata la momentul lansarii procedurii simplificate se situeaza in continuare peste pragurile prevazute la art. 19, dar sub pragul valoric prevazut de art. 9 lit. c) si c1) din O. U.G. nr. 34/2006.

Etapa 3 - Elaborarea informatiilor pentru ofertanti

Se intocmeste un document care trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

1. 1. informatii generale cu privire la beneficiar (adresa, telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc);
   2. formalitati care trebuie indeplinite in legatura cu participarea la procedura;
   3. valoarea estimata;
   4. instructiuni privind modul de elaborare si de prezentare a propunerii tehnice si financiare, perioada de valabilitate a ofertei;
   5. cerintele minime solicitate (declaratie pe propria raspundere din care sa rezulte ca ofertantul nu se afla in situatiile descrise la art. 14 din O.U.G. nr. 66/2011; certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte componenta actionariatului si obiectul de activitate al ofertantului; obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din certificatul constatator);
   6. informatii detaliate si complete privind criteriul de atribuire a ofertelor (acesta nu va putea fi modificat pe parcursul procedurii);
   7. informatii referitoare la clauzele contractuale;
   8. cerintele tehnice ce descriu obiectul achizitiei.

Criteriile de atribuire utilizate pentru stabilirea ofertei castigatoare sunt:

• • Pretul cel mai scazut;
  • Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.

Beneficiarul are obligatia sa precizeze in documentatia catre ofertanti, pentru achizitia de
produse, servicii sau lucrari criteriul aplicat pentru stabilirea ofertei castigatoare.

In cazul criteriului "pretul cel mai scazut", beneficiarul are obligatia sa atribuie contractul
respectiv, operatorului economic care ofera pretul cel mai scazut, in conditiile in care oferta
corespunde cerintelor de natura tehnica si cantitativa descrise stabilite de beneficiar.

In cazul in care se opteaza pentru criteriul "oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere
economic", beneficiarul va stabili ca factori de evaluare a ofertelor, alaturi de pret, si factori care
privesc nivelul calitativ, tehnic sau functional, cerinte de mediu, raportul cost/eficienta, precum
si alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.

Factorii de evaluare a ofertelor trebuie sa fie cuantificati si transpusi intr-un algoritm de calcul
astfel incat sa se asigure o evaluare obiectiva a ofertelor.    

Exemplu:
Un beneficiar intentioneaza sa atribuie un contract de executie lucrari utilizand criteriul "oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic", potrivit urmatorilor factorilor de evaluare, factori corelati cu cerintele minime din caietul de sarcini:

• pret -70 puncte
• termen de executie -30 puncte

Pret = pretul cel mai scazut/pretul ofertei X 70
Termen executie = termenul cel mai redus/termen X 30
Oferta = Suma punctajelor obtinute

Etapa 4 - Publicarea anuntului de participare

Beneficiarul privat va publica in mod obligatoriu, un anunt de participare intr-un cotidian de tiraj national.
Anuntul din cotidian va include cel putin urmatoarele informatii:

• • informatii generale cu privire la beneficiar (adresa, telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc);
  • denumirea proiectului si a contractului;
  • obiectul contractului;
  • durata contractului:
  • valoarea estimata;
  • criteriul de atribuire;
  • data si ora-limita de depunere a ofertelor/data si ora sedintei de deschidere;
  • locul si modul de obtinere a documentatiei de atribuire;
  • invitatia de a contacta beneficiarul pentru informatii suplimentare legate de contract.

Pentru a asigura o publicitate suplimentara, beneficiarul poate publica anuntul pe site-ul propiu si/sau poate transmite invitatii de participare la procedura simplificata.
In acest caz, informatiile publicate trebuie sa fie identice cu cele cuprinse in anuntul de participare publicat in ziarul de tiraj national. In anunt/invitatie se acorda un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei, luand in considerare complexitatea contractelor.

Atentie!
Pentru contractele de furnizare si servicii se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de lucrari se acorda minimum 10 zile calendaristice.    

La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau in calcul ziua de publicare/transmitere a anuntului/invitatiei si ziua in care se depun ofertele.

Etapa 5 - Depunerea si evaluarea ofertelor si comunicarea rezultatelor

• • Depunerea ofertelor - ofertele primite se inregistreaza, in ordine cronologica, specificandu-se pe fiecare in parte, data si ora primirii.
  • Evaluarea ofertelor - se realizeaza de catre o comisie formata din minimum 3 persoane numita prin decizia Beneficiarului.
  • Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt depuse pana la data si ora-limita stabilite prin anuntul publicat si daca corespund din punctul de vedere al valorii, performantelor tehnice si al obiectului acestora cu toate cerintele din documentatia de atribuire.
  • In evaluarea ofertelor, beneficiarul poate solicita clarificari ofertantilor.
  • Neindeplinirea unei cerinte minime din documentatia de atribuire conduce la respingerea ofertei.
  • In cazul in care, dupa finalizarea procesului de evaluare, nu a fost stabilit un castigator, procedura se anuleaza si se reia cu respectarea tuturor pasilor procedurali.
  • Stabilirea ofertei castigatoare. Se intocmeste procesul-verbal de adjudecare a contractului/anulare, prin care se justifica alegerea ofertei pentru contractare (se prezinta aplicarea criteriului de atribuire, avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea in raport cu celelalte oferte primite/specificatiile tehnice.
  • Comunicarea rezultatului evaluarii catre toti participantii la procedura. Toti participantii la procedura trebuie sa fie informati de rezultatul evaluarii inainte de semnarea contractului. Comunicarea trebuie sa contina: obiectul contractului, numele ofertantului castigator, valoarea ofertei castigatoare.

Nota: In situatia in care se primeste o singura oferta, beneficiarul poate sa o analizeze si sa procedeze la atribuirea contractului de achizitie, daca oferta respecta cerintele stabilite de beneficiar.

Etapa 6 - Contractarea

• • Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin procesul-verbal de adjudecare a contractului.
  • Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare ale celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la prestarea serviciilor, executia lucrarilor, livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, posibilitatea de acordare a unui avans etc, dupa caz, conform prevederilor legale aplicabile.
  • Nu se pot modifica prin contract/act aditional specificatiile tehnice si oferta castigatoare care au stat la baza atribuirii contractului.

Nota: Beneficiarii au obligatia de a depune la Compartimentul regional POP toate actele aditionale pe care le incheie la contractele de achizitie publica.

Atentie!
Valoarea contractului nu poate fi suplimentata prin act aditional/acte aditionale cu mai mult de 20%, cu conditia de a se incadra in bugetul proiectului.
Nu se poate modifica valoarea contractului astfel incat sa fie depasit pragul prevazut de art 9 lit c si c1 din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL VII: Dosarul achizitiei

La finalul procedurii se va intocmi dosarul de achizitie, care va contine, pentru procedurile simplificate, avand o valoare estimata care depaseste pragul valoric prevazut de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, urmatoarele documente:

Atentie!
Incalcarea prevederilor prezentei proceduri va conduce la aplicarea de corectii financiare in conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 66/2011.    

Documentele prevazute mai sus vor fi insotite de un opis si vor fi numerotate pe fiecare pagina, de la primul la ultimul document.
Beneficiarul va transmite la Compartimentul regional POP, cu minim 45 de zile inainte de data depunerii cererii de rambursare, 2 copii dupa dosarul de achizitie si un CD cu documentele scanate (format PDF) care alcatuiesc dosarul achizitiei, avand mentionate pe coperta:

• • numele beneficiarului, date de contact (e-mail, tel/fax)
  • titlul proiectului
  • tipul de achizitie, tipul contractului incheiat si obiectul acestuia

Nota: Dosarele de achizitii depuse pentru verificare, trebuie sa contina o adresa de e-mail oficiala pentru comunicarea rezultatului verificarii.    

Toate documentele care deriva din procesul de achizitie se pastreaza de beneficiar timp de 5 ani de la inchiderea oficiala a POP 2007-2013 si vor fi puse la dispozitia DGP-AMPOP, Autoritatii de Certificare, Autoritatii de Audit, Comisiei Europene si/sau oricarui alt organism abilitat sa verifice sau sa realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor co-finantate din fonduri europene nerambursabile.

Autoritatea de Management pentru Programul Operational pentru Pescuit

• < Anterior
• Următor >